Uma semana para organizar. Uma nova vida para gerir.
A experiência de Joyce Silva mostra o que muda quando registrar uma NF deixa de ser uma tarefa acumulada e passa a acontecer no momento da compra.
Joyce Silva
Estância Mantova
O ponto de partida
A gestão não cabia na rotina real do sítio.
Antes do RuralZap, Joyce já tinha tentado Excel e outro aplicativo. O problema não era falta de esforço: era um processo que exigia tempo, energia e um padrão difícil de manter na operação do campo.
NFs e cupons acumulados no carro e no escritório
Horas em frente ao computador para lançar cada nota
Digitação manual e buscas difíceis por arquivos
A virada
O registro entrou no fluxo da compra.
Em aproximadamente uma semana, as NFs que estavam estocadas foram cadastradas. As novas passaram a ser registradas na hora — com uma foto enviada pelo celular, sem depender de uma tarde livre no escritório.
≈ 1 semana
para organizar as NFs acumuladas
< 5 min
para processar 4 páginas e 19 recibos
No ato
para registrar as novas NFs da compra
Depoimento completo
No começo eu fazia em Excel, melhor, tentava, né? No sítio onde eu morava não tinha energia, só quatro placas solares, que não davam conta de nada. Depois chegou energia, mas ainda assim, no Excel não funcionava: era confuso, lento, difícil de configurar e demorado.
Depois fui em busca de um aplicativo para me ajudar. Melhorou, porque já tinha uma interface de entrada padronizada e alguns relatórios, mas para mim ainda ficaram três problemas principais: os cupons e NFs que sumiam, o tempo que precisava ficar em frente ao computador concentrada — o que é bastante difícil, porque sozinha tenho muita demanda emergencial — e o cadastramento manual. Cada nota precisava ter todos os seus campos digitados um a um.
Eu geralmente acumulava as NFs no carro, depois trazia para o escritório, digitalizava os arquivos no scanner ou celular e lançava uma a uma. Ainda somava a isso uma sobrecarga mental de estar constantemente pensando: ‘Meu Deus, tenho que lançar as NFs!’, porque eu nunca dava conta. Às vezes, em algumas tardes, eu ‘zerava as NFs’, mas na manhã seguinte já tinha novas!
Fazer buscas também era difícil. Era preciso haver um padrão de nome dos arquivos digitalizados, pelo menos. Mas quem consegue manter um padrão na correria, com lançamentos atrasados, interrupções não programadas, queda de energia, de internet e por aí afora? Então, se eu precisasse buscar uma nota para uma garantia, por exemplo... adeus garantia, melhor pagar logo a manutenção.
Depois que comecei a usar o RuralZap, a vida organizou-se em aproximadamente uma semana. Foi o tempo que levei para cadastrar as NFs que estavam estocadas, porque as novas eu já cadastro no momento da compra.
Hoje eu compro, pago, pego a NF e, antes de pegar a sacola, a NF já está no RuralZap! É difícil eu sair do estabelecimento antes de lançar a NF. No máximo faço isso quando entro no carro: estico a NF no banco do carona, faço a foto, envio e pronto! Vocês não fazem ideia de como isso é libertador!
Também uso a leitura direta de comprovante de pagamento por PIX. Quando faço um pagamento por PIX de diária avulsa, por exemplo, basta informar no campo de descrição do PIX ao que o pagamento se refere. Quando encaminho o comprovante para a pessoa que estou pagando, já encaminho simultaneamente para o RuralZap, e o lançamento já está pronto! O aplicativo lê o comprovante e faz o lançamento corretamente!
Já me sobrou tempo para trabalhar a estruturação de outros projetos que eu tinha e não estava conseguindo dar vazão.
Neste momento, estou na fase de transferir todas as NFs do outro sistema para o RuralZap, e ele não para de me surpreender. Lê recibos escritos manualmente melhor que eu, consegue lançar NFs digitalizadas na mesma página e cadastrou corretamente um arquivo de quatro páginas e 19 recibos de pedágio digitalizados juntos. Eu literalmente fiquei rindo para a tela do computador, MUITO FELIZ!
No sistema antigo, isso tomaria pelo menos uma hora do meu tempo. O RuralZap fez em menos de 5 minutos! E, enquanto eu esperava o processamento, já estava lendo alguns e-mails.
O RuralZap, com a facilidade de utilização e os relatórios disponíveis, com certeza está sendo um divisor de águas na minha gestão do sítio. Sem dúvida, com o RuralZap eu tenho outra vida, uma BEM melhor!
Sua próxima semana pode ser diferente